Règlement

La participation au k8strax entraîne une totale adhésion de tous les participants au présent règlement.

1. Organisation :

1.1. Le k8strax est une activité scoute gérée par « l'organisation du k8strax, » liée à la 1^ère unité SV de la fédération Les Scouts, dénommés dans ce présent règlement "les organisateurs". 

1.2. Le k8strax est traditionnellement organisé durant le mois d’octobre ou de novembre.  

1.3. A l’occasion de ce week-end, se déroule une course de cuistax d’environ dix heures sur circuit fermé avec diverses animations et une nuit dans un local couvert.

1.4. Les organisateurs sont seuls habilités à organiser et contrôler la course et les activités.  

1.5. L’utilisation sans l’accord des organisateurs du logo ou de l’appellation "k8strax" est interdite.  

2. Conditions d’inscription, de participation et de désistement :

2.1. Le k8strax est ouvert à toutes les sections appartenant à une fédération reconnue par Les Scouts ou par les Guides Catholiques de Belgique (GCB) dont les membres animés sont âgés de 12 à 18 ans.  

2.2. Les organisateurs se réservent cependant le droit d’accepter la participation d’une section appartenant à un autre mouvement de jeunesse apolitique et indépendant.

2.3. Seules les sections régulièrement inscrites selon la procédure déterminée par les organisateurs sont autorisées à participer au k8strax. 

2.4. Les organisateurs considèrent les sections comme régulièrement inscrites dès qu’ils ont reçu le "formulaire d’inscription définitif" dûment complété ainsi que les paiements de la caution et des frais d’inscription à l’activité. 

2.5. Les organisateurs peuvent cependant refuser la participation des sections qui ne pourront pas produire le formulaire de confirmation d’inscription qui doit être imprimé à partir du site internet, ainsi que la preuve de payement des frais d’inscription et de la caution.

2.6. Toute personne roulant sur un cuistax ou prenant part à la course de cuistax doit être inscrite à l’activité du k8strax, et ce, auprès des organisateurs.

2.7. Seuls les membres régulièrement inscrits dans leur section et participant au k8strax pourront prendre part à la course de cuistax.

2.8. Les responsables de section donneront connaissance du présent règlement à toutes les personnes participantes inscrites par eux, préalablement à l’arrivée sur les lieux du k8strax.

2.9. En cas de désistement d’une section, celle-ci s’engage à verser le montant de la caution (250 EUR) (si ce n’est déjà fait) afin de couvrir les frais que leur inscription et leur désistement entraîne, et ce, si celui-ci survient moins d’un mois avant le début de l’activité.

2.10 Au cas où une partie des personnes inscrites au k8strax ne seraient pas présentes, les droits d’inscription dus par la section pour ces personnes, resteront dus et ne seront pas remboursés.

2.11  En participant à l’événement, le participant donne son consentement et autorise que son image peut être diffusée sur les réseaux sociaux du k8strax et aux partenaires tiers à des fins promotionnelles et publicitaires.

3. Responsabilité civile 

3.1. Le terme "participant" désigne, toute personne qui participe en quelque qualité que ce soit à tout ou à une partie du k8strax. 

Seuls les membres régulièrement inscrits dans une section inscrite et assurés en responsabilité civile auprès de leur fédération sont autorisés à s’inscrire et à participer au k8strax. Les sections s’engagent à vérifier que les personnes qu’elles inscrivent sont en ordre d’assurance.

3.2. Les sections exceptionnellement autorisées à participer en vertu de l’article 2.2. doivent fournir une attestation de leur assureur certifiant que leurs membres sont couverts civilement par une assurance de responsabilité civile couvrant tant les dégâts matériels que les lésions corporelles et dommages moraux pour tous les risques liés à la participation au k8strax.

3.3. Les responsables de sections sont tenus de souscrire une assurance individuelle complémentaire répondant au prescrit de l’article 3.2. auprès de leur fédération ou de leur assureur pour les non-membres désirant participer à l’activité et de prévenir les organisateurs au début de l’activité de l’identité des personnes ainsi couvertes.  

3.4. Les participants sont conscients que la participation au k8strax entraîne des risques physiques. Les sections veillent à n’inscrire et à ne faire participer au k8strax que des personnes en bon état de santé et à même de participer pleinement au k8strax.

Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas d’accident dont serait victime ou responsable un participant au k8strax survenu pendant ou suite à cette activité et qui serait la suite d’une faute légère ou lourde des organisateurs ou des personnes placées sous leur responsabilité, ainsi que des autres participants ou de toute tierce personne.

3.5. Les animateurs des différentes sections sont tenus d’être présents durant l’entièreté du week-end et de passer la nuit avec leurs animés à l’endroit prévu à cet effet.  Les animés participants sont sous l’entière responsabilité de leurs animateurs respectifs.

3.6. Les personnes faisant partie des équipes "Crew", s’engagent à remettre aux organisateurs, au plus tard une semaine avant l’événement, les renseignements nécessaires pour leur inscription auprès d’un organisme assureur.

4. Les voitures et déplacements :

4.1. Seules les voitures des organisateurs du k8strax seront autorisées à circuler sur le site de l’événement.  

4.2. Lors du k8strax, les animateurs "conducteurs" respecteront scrupuleusement les dispositions légales en matière de circulation routière et se comporteront de manière prudente.

4.3. Les animateurs n’auront en aucune manière le droit de véhiculer des animés (même blessés) lors du week-end, sauf après accord de l’un des organisateurs.  Un véhicule de secours reconnu sera mis à disposition pour les urgences éventuelles.

4.4.   Les conducteurs des véhicules sont seuls responsables pour les dégâts pouvant éventuellement survenir à leur véhicule ou à d’autres véhicules durant le k8strax, ainsi que pour tous dégâts provoqués par leur véhicule durant le k8strax.

4.5.   Les animateurs « conducteurs » ne peuvent en aucun cas utiliser leur voiture pour entrer et sortir du site du k8strax durant l’activité sans l’autorisation préalable de l’organisation.

5. La course de cuistax :

Cf. Annexe « Règlement pour la course de cuistax » 

5.1    A l’exception des organisateurs et des personnes désignées par ceux-ci, il est strictement interdit de circuler à pied sur le circuit.

5.2 En cas d’accident ou d’incident pouvant mettre en danger la sécurité de quelque personne que ce soit, les participants sont tenus d’informer au plus vite les organisateurs ou l’équipe médicale.

6. Accès aux sites où se déroulent les activités du k8strax : 

6.1. Les entrées et sorties du site seront contrôlées. Les sorties non prévues ne seront pas autorisées avant le dimanche, selon les horaires communiqués par l’organisation. Les participants sont tenus de respecter les instructions de l’équipe responsable de la circulation ainsi que le sens de circulation sur les routes aux alentours du lieu de l’activité.  

6.2. Les participants qui arriveront plus tard ou partiront plus tôt doivent être signalés avant le début de l’activité (au plus tard lors de l’inscription le samedi) auprès de l’organisation afin que celle-ci puisse prévenir l’équipe de sécurité. Tout départ « en masse » d’une section peut entraîner la perte de la caution. 

7. Respect des sites et du matériel :

7.1. Il est strictement interdit de creuser, de faire du feu, d’utiliser des bonbonnes ou des becs à gaz ainsi que de toucher aux clôtures entourant le Complexe.

7.2. Il est strictement interdit de déposer des déchets et des poubelles ailleurs que dans les endroits prévus à cet effet.  

7.3. Toute dégradation sera portée en compte de la section qui aura inscrit les personnes responsables de cette dégradation et pourra être déduite de la caution. 

7.4. Les dégâts que pourraient occasionner les animés et/ou animateurs dans des propriétés privées sont de la responsabilité exclusive des animateurs des dits animés.

7.5. Toute détérioration, volontaire ou non, apportée au matériel d’animation lors de la durée de l’événement sera sanctionnée par le retrait partiel ou total de la caution.

7.6. Si la caution ne suffit pas à couvrir la ou les détériorations visées aux articles 7.3. ou 7.5., la section se verra dans l’obligation de compléter celle-ci dans un délai raisonnable.

7.7. Il est strictement interdit de quitter le Mons Expo et de pénétrer dans les autres bâtiments ou sites avoisinants. Il est interdit à quiconque de se rendre dans les commerces avoisinants durant toute la durée de l’activité sans autorisation des organisateurs.

7.8. Des toilettes sont prévues en suffisance dans l’enceinte de l'événement, aucun participant ne sera autorisé à sortir du bâtiment pour aller faire ses besoins, sauf dérogation des organisateurs. Pour rappel, les toilettes ne sont pas un endroit prévu pour faire sa vaisselle, des éviers sont mis à disposition dans le village du k8strax !

8. Dispositions diverses :

8.1. Les participants sont tenus d’être en uniforme et de porter de manière visible leur foulard durant l’intégralité du k8strax. 

8.2. Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas de perte, vol ou détérioration de biens appartenant aux participants.

8.3 Il est strictement interdit de fumer dans les bâtiments ainsi que sur le site du Mons Expo excepté dans la zone fumeur prévue à l’extérieure du hall.

8.4. La vente, la détention ou la consommation de boisson énergisante, alcoolisée ainsi que de drogue, même douce, sont rigoureusement interdites. Les organisateurs se réservent le droit de confisquer tout alcool ou drogue détenue par un quelconque participant (animateur et animé) et de dénoncer les faits aux autorités judiciaires ; une telle situation entraînera une perte totale de caution et une exclusion éventuelle de la personne contrevenante ou de la section entière à laquelle il appartient.

8.5. En aucun cas, les participants ne pourront sortir de l’enceinte du Complexe du Mons Expo sauf autorisation d'un organisateur.

8.6. Les responsables de sections sont tenus de rester auprès de leur section et de les encadrer à toute heure du jour et de la nuit.

8.7. Les instructions concernant la présence d’une passerelle et/ou de camion(s) faisant office de passerelle dans le bâtiment du Mons Expo seront énoncées avant la course. La passerelle et/ou de camion(s) ne sera/seront en aucun cas un lieu de stationnement et/ou de rassemblement.

9. Infractions au présent règlement : 

9.1. Toute infraction au présent règlement peut entraîner la pénalisation de la section, et/ou la confiscation d’une partie ou de la totalité de la caution et/ou l’exclusion immédiate de la personne contrevenant au présent règlement ou de la section à laquelle elle appartient.

9.2. La décision de pénalisation, de confiscation ou d’exclusion relève de l’appréciation souveraine des organisateurs.

10. Caution et retrait de caution :

10.1. Chaque responsable de section est tenu de fournir une caution de 250 EUR à défaut d’une preuve de versement sur le compte (BE50 3630 2145 4218) du k8strax. Cette caution doit être versée afin de confirmer l’inscription définitive de la section. Elle lui sera restituée à l’issue du k8strax selon les modalités fixées par les organisateurs.  

10.2. Liste non exhaustive des infractions pouvant entraîner le retrait de la totalité ou d’une partie de la caution :

11. Disposition finale : 

Tous les participants sont tenus de se conformer aux instructions des organisateurs, des responsables de la sécurité, des intendants et de l’équipe élargie (Crew) pendant toute la durée du k8strax.

Règlement du k8strax : Édition 2024 / Annexe : "Règlement pour la course de cuistax"

1. Obligations générales :

• Toute personne prenant part à la course devra être munie d’un casque (celui-ci étant apporté par vos soins) sous peine de 30 secondes de pénalité.
• Quatre casques minimum par cuistax inscrit sont indispensables. Le casque devra obligatoirement être attaché sous peine d’arrêt du cuistax. L’organisation ne fournit pas les casques pour les différentes sections sous peine de 30 secondes de pénalité.
• Il ne pourra jamais se trouver plus de deux concurrents sur le cuistax sous peine de 60 secondes de pénalité.
• Les participants devront circuler sur le circuit selon le sens indiqué par les organisateurs sous peine de disqualification. 
• Tout concurrent se devra de respecter les consignes de sécurité sous peine de se faire exclure de l’épreuve.
• L’entrée dans la zone du "pit-stop", du "stand réparation" et du "pit-in" (stand de section) doit se faire au ralenti !
• Il est interdit de gêner un concurrent plus rapide, pour se faire, chaque équipage est obligé de tenir sa droite cuistax sous peine de 60 secondes de pénalité.
• La conduite sous l’influence d’alcool ou produits illicites est strictement interdite sous peine d’exclusion immédiate.
• Un participant ne peut pas faire partie de plusieurs équipes. 
• Tout concurrent est tenu de prendre connaissance du présent règlement, dont un exemplaire sera remis au responsable de section lors de la réunion information.
• Les participants sont tenus de se conformer, sur tout le circuit, aux instructions des organisateurs et des personnes chargées de la sécurité du circuit sous peine de disqualification.
• Le seul moyen de propulsion des cuistax qui est autorisé est l’utilisation des pédales dont sont munis les cuistax sous peine de disqualification.  Pour des raisons de sécurité, il est strictement interdit de s’engager sur le circuit pour pousser un cuistax.  
• Les sections, animateurs et participants se conformeront au règlement de la course (annoncé au début de celle-ci) en matière de pénalisation des cuistax et participants (Cfr tableau 6. Sanction et listing 1. Obligation générale)
• Seuls les animateurs et animé(e)s inscrits dans le desk présenté à la Fédération Scout sont autorisés à rouler pour ladite section sous peine de disqualification.

2. Composition des équipes :

• Les organisateurs se réservent le droit de répartir les cuistax selon le nombre de participants. Aucune dérogation ne sera donnée. 

3. Stand et changement de coureurs :

• Pendant la course, en cas de problème de cuistax, seuls les 2 coureurs se trouvant sur le cuistax peuvent en descendre et le pousser.
• Pour des raisons de sécurité, une zone d’assistance est prévue sur le parcours. Il est donc interdit de porter assistance à un véhicule en course hors de cette zone. Si une pièce est défectueuse et nécessite l’intervention de mécaniciens, la réparation doit absolument se faire au stand réparation.
• Le changement des coureurs se trouvant sur le cuistax doit se faire devant le stand de leur section ; et ce n’est qu’à l’arrêt complet du cuistax que les coureurs (qui prennent le relais) peuvent rentrer sur le circuit.
• Seuls les deux relayeurs devant effectuer les relais seront autorisés à se trouver sur le circuit le long des barrières de protection. Les autres membres de la section devant se trouver derrière les barrières de protection.
• Les 2 coureurs seront priés de sortir du circuit immédiatement après avoir quitté le cuistax et ne peuvent pas entraver la route des autres concurrents. Ils ne peuvent en aucun cas pousser le cuistax pour le relancer après le changement
• Lors du changement, les cuistax sont considérés comme faisant une manœuvre, ils n’ont donc pas la priorité sur les cuistax n’effectuant pas de changement. Il leur est donc demandé de serrer sur le coté des stands afin de ne pas gêner la circulation. 

4. Pit-stop : 

• Un ou plusieurs passages au pit-stop sera/seront annoncés durant la course.  Le ou les passages seront obligatoires à défaut de quoi, les tours du cuistax concerné ne seront plus comptabilisés. L’épreuve (l’arrêt) au pit-stop ne prendra fin qu’avec l’accord du responsable du stand.

5. Interruption ou arrêt de la course :

• Si les conditions de course et/ou de sécurité ne sont pas/plus assurées, les organisateurs peuvent, à tout moment, décider d’une interruption temporaire ou définitive de la course. 
• Les participants sont tenus, en cas d’arrêt de la course (signalé par les organisateurs), de s’arrêter et de ne reprendre la course qu’au signal d’un organisateur.  
• A la fin de la course, le dernier tour entamé de chaque équipe ne sera pas pris en compte pour le résultat final (sauf pour le départage d’ex-aequo).

6. Les sanctions et pénalités :

• Les pénalités seront exprimées en tours et en immobilisation du cuistax.
• Tout concurrent ne respectant pas les consignes de jeu et de sécurité sera pénalisé (lui-même ou son équipe) en fonction de la gravité de ses actes. 

• De manière générale, toute irrégularité commise durant la course sera sanctionnée soit par une pénalité, soit par la mise hors course.
• Pour les sections ayant plusieurs cuistax inscrits les organisateurs se réservent le droit de pénaliser l’un ou l’autre cuistax indépendamment du cuistax en faute.
• Toutes les décisions sont prises par les organisateurs de la course. Les décisions prises par ceux-ci seront incontestables.

7. Réclamations :

• Toute équipe, en la personne de son responsable, a le droit de poser des réclamations si elle a constaté des irrégularités commises dans la course par d’autres concurrents. Ces réclamations doivent être faites aux organisateurs. Seuls les organisateurs prendront les décisions qui conviennent suivant le degré de gravité.

8. Remarques :

• Les cuistax pourront être décorés à condition que le numéro et nom de section restent visibles, que rien ne dépasse de la structure du cuistax et que l’organisation ait validé la décoration.
• Un nombre de tours minimum par cuistax devront être effectués dans l’heure ; si ce n’est pas le cas, le cuistax sera tout simplement retiré de la course. Le nombre de tour minimum sera déterminé par les organisateurs.

9. Le classement et les trophées : 

• Le nombre de tours que chaque cuistax effectue sera compté par l'organisation. Ce nombre total de tours donnera lieu à des classements, qui seront proclamés et affichés régulièrement. 
• Plus le cuistax effectue un grand nombre de tour, plus haut sera sa position dans le classement. Les cuistax ayant effectués le même nombre de tour seront classés selon leur temps de passage sur la ligne de comptage de leur dernier tour.
• Plusieurs types de classements seront calculés pour favoriser l’esprit d’équipe, la compétitivité et la rapidité.
• Les sections participantes devront appartenir à une des deux catégories définies par les organisateurs : les sections dites « scoutes » concerneront les sections non-mixtes de garçons et les sections mixtes, les sections dites « guides » concerneront les sections non-mixtes de filles. 
• Le premier classement est le classement par cuistax. Chaque cuistax sera classé individuellement par ordre du nombre de tour. Trois prix par catégorie seront décernés pour ce classement.
• Un second classement est établi pour la moyenne du nombre de tours des sections ayant plusieurs cuistax à leur disposition pour la course. Seul un prix par catégorie sera décerné pour ce classement.
• Un trophée sera remis à la section ayant fait le tour le plus rapide sur un cuistax 2 places
• Comme l’année dernière le trophée du fair-play aborde le nom « Atmos-fair ». En plus du fair-play pendant la course, c’est le fair-play pendant tout l’évènement que nous voulons mettre en avant. Cela passe par une conduite exemplaire que ce soit au volant d’un cuistax ou sur le bord de la piste. Votre participation à l’ambiance générale est un des éléments qui rentreront en compte lors de l’attribution de ce prix. Ce prix sera choisi en fonction du vote des sections participantes ainsi que l’avis des Crews et de l’Organisation.
• Cette année encore le « K d’or » sera un des trophées remis en fin d’événement. Ce prix récompense la meilleure section sur l’ensemble du weekend. Pour chaque partie de l’événement (la course de cuistax, le pit-stop, le tournoi,…) une note sur 10 sera donnée à la section. A la fin du weekend on prend une moyenne pondérée de ces scores pour obtenir le grand gagnant du K d’or.
• Le classement final sera annoncé à la clôture du week-end et précédera la remise des prix. A cette occasion, d'autres prix relatifs aux activités annexes à la course seront remis. Il s'agira entre autres du prix du tournoi, du quiz musical et du pit-stop.
• Tout cas non prévu par le présent règlement sera tranché par les organisateurs de la course, leur décision sera sans appel.